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GERENCIANDO DOCUMENTOS DA SUA EMPRESA COM A AJUDA DA TECNOLOGIA

Cada vez mais, as empresas estão utilizando a Tecnologia da Informação para gerar, processar e armazenar dados. Com a globalização, as informações que antes eram guardadas em arquivo de papel numa determinada sala, agora estão distribuídas em sistemas de informação, muitas vezes, manipulados por pessoas em diferentes localizações geográficas.

Quando se trata de documentos, o desafio é ainda maior. Como guardá-los de forma segura e ordenada para que sejam localizados com rapidez? A resposta está na gestão automatizada de documentos.

Para que você entenda, listamos as perguntas mais frequentes sore o assunto. Veja:

O que é a gestão automatizada de documentos?

A gestão automatizada de documentos é parte do conjunto de processos e métodos que permitem que uma empresa organize, armazene e forneça informações cruciais para sua operação do modo mais eficaz possível - conhecido como Enterprise Content Management (ECM), ou gerenciamento de conteúdo empresarial.

É uma forma de organizar e disponibilizar documentos com ajuda da tecnologia, para que eles estejam sempre à mão, bem conservados e seguros.

Por que é importante automatizar a gestão de documentos?

Tornar o dia a dia corporativo mais organizado e prático, poupando o tempo dos profissionais. Este é o principal objetivo da automatização da gestão de documentos. Por meio dela, o intercâmbio de documentos entre os departamentos, unidades de negócios, filiais e até parceiros, se torna mais ágil e seguro.

Como saber se a empresa está pronta para a gestão automatizada de documentos?

De acordo com a consultoria IDC, os executivos brasileiros perdem cerca de 45% do seu tempo hábil na busca de documentação. Assim, o primeiro passo é identificar se a necessidade de automatizar o processo se caracteriza pela dificuldade de localizar os documentos rapidamente ou se as maiores dificuldades são os extravios, as perdas de prazos e oportunidades, dificuldade de comunicação etc. Ambas as dificuldades podem interferir diretamente na competitividade do negócio.

Esta necessidade começa a ser sentida à medida que o negócio cresce e, com isso, a geração e o intercâmbio de documentos começa a ficar maior.

Quais passos precisam ser tomados para automatizar a gestão de documentos?

Existem três passos muito importantes a serem tomados para automatizar a gestão de documentos. Veja:

1º - Encontre um fornecedor de tecnologia especializada

Este é o primeiro e mais importante passo a ser tomado: encontrar uma solução de gestão de documentos. Este fornecedor precisa ser especializado neste tipo de solução, para que juntos, sua empresa e o fornecedor, desenhem um plano de automatização.

Atenção: opte por um fornecedor que ofereça soluções compatíveis com as normas ISO 9000 e ISO 15489. Isso significa que ele trabalha com as melhores práticas de rastreabilidade e armazenamento de informações.

2º - Faça o levantamento dos documentos

A partir disso, o fornecedor deve ajudar a sua empresa a fazer o levantamento dos documentos de acordo com o grau de importância para o negócio. Com isso em mãos, passa-se para a fase da organização dos processos e automatização da gestão de documentos.

3º - A consolidação da cultura da gestão automatizada

Feita a implantação do sistema e organizados os documentos, o próximo passo é criar uma cultura interna de arquivamento. Isso inclui controle de acesso, regras e normas para que os documentos sejam armazenados nos locais padronizados para que sejam facilmente encontrados pelas pessoas autorizadas.

Como a gestão automatizada de documentos pode aumentar a produtividade da empresa?

Se partirmos do princípio de que tempo é dinheiro, a transformação do conteúdo desorganizado em um conteúdo gerenciável pode aumentar a produtividade da equipe e, consequentemente, da empresa.

Com o controle de usuários autorizados, a documentação fica segura e, para manipulá-la, a equipe passa a seguir processos que trazem ganho de tempo e diminuem erros e retrabalhos.

Com um bom sistema, uma vez que um documento seja atualizado (versionamento), ele não deixa de existir - não há sobreposição - e, portanto, todas as versões podem ser consultadas sem que isso sobrecarregue a capacidade de armazenamento da empresa.

Como a gestão automatizada de documentos pode ajudar a empresa a faturar mais?

A partir do momento em que a gestão passa a ser automatizada, além de melhorias na produtividade, evita-se extravios, erros e trabalhos realizados duas vezes. Na hora de apresentar documentos ao Governo ou no momento de uma negociação de contrato, por exemplo, em poucos cliques, os profissionais autorizados conseguem localizar a documentação. Isso agiliza as tomadas de decisão e evita multas e/ou perdas de oportunidades de negócio.

Como a automatização dos documentos oferece segurança para a empresa?

Ao se adequar e seguir processos que estão de acordo com as melhores práticas de gerenciamento de documentos e armazenar as informações em um sistema com alto grau de segurança, a empresa diminui consideravelmente os riscos de vazamento de informações confidenciais e sigilosas.

Uma boa gestão automatizada de documentos agiliza o acesso, eliminar gargalos, otimiza a segurança, mantém a integridade das informações, traz transparência e eficiência além de minimizar a sobrecarga de trabalho dos profissionais que lidam com documentos no dia a dia corporativo.

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